home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Magnum One / Magnum One (Mid-American Digital) (Disc Manufacturing).iso / d6 / cplus211.arc / CONTACT.HLP < prev    next >
Text File  |  1990-03-06  |  63KB  |  2,126 lines

  1. @@     
  2. Contact Plus is an interactive filing system that
  3. keeps track of your important business contacts by
  4. providing a personal detailed calendar for each of
  5. your important contacts. A history of phone calls,
  6. correspondence, and notes are kept for each contact in
  7. an easy to use format.
  8.  
  9. Contact Plus functions as an electronic Rolodex(R),
  10. keeping track of appointments, tickler dates, phone
  11. calls (both outgoing and incoming) and form letters.
  12. It also includes an autodialer, allows data search,
  13. and permits you to classify your contacts in a variety
  14. of ways using 24 customized categories.
  15.  
  16. Contact Plus also serves as a mail list manager. You
  17. can create customized form letters and send them out
  18. to contacts of your choosing.
  19.  
  20. Contact Plus works best on hard disk equipped systems
  21. although laptop computers equipped with dual floppy
  22. drives work well. Since Contact Plus keeps such
  23. comprehensive records, each contact in the database
  24. consumes about 3K of disk space. Thus, roughly 200
  25. contacts may be stored on a single 720K floppy
  26. diskette.
  27.  
  28. Contact Plus locates your important contacts quickly
  29. either by last name, company name or by one of the two
  30. user defined index fields you specify. When searching
  31. for a particular contact, you may enter the first few
  32. characters of the last name, company name or user
  33. defined field.
  34.  
  35. You have instant access to the MicroStar word
  36. processor while viewing your information. Press the F6
  37. key to access the MicroStar word processor. A template
  38. file will generate the salutation and starting text of
  39. the letter you wish to enter. You may also wish to use
  40. your word processor or editor as long as it has an
  41. ASCII mode.
  42.  
  43. To record a new note while in the CONTACT MENU, press
  44. the F7 key. A new date/time stamped note will be added
  45. to the contact.
  46.  
  47. Each contact can be tagged with up 15 of 24 user
  48. selectable categories. Categories are useful to
  49. classify your contacts.
  50.  
  51. Three user defined DATE fields are provided with each
  52. contact; typical uses are first, last and next contact
  53. dates, proposal dates, demo dates, or birth dates.
  54.  
  55. Six user defined fields are also available for
  56. customization. Typical uses could be "SALESPERSON",
  57. "TERRITORY", "PRODUCT", or "SIC CODE". The first two
  58. user defined fields are index fields meaning that you
  59. can sort and recall your contacts based on the index
  60. field currently selected.
  61.  
  62. Separate databases are available. Vendor contacts can
  63. be kept in one database and client contacts in
  64. another. The possibilities are solely up to you and
  65. limited only by disk space.
  66.  
  67. Contact has an AUTODIAL feature that will work with
  68. Hayes compatible modems. While in the contact menu
  69. press F3 or F4 to dial one of two phone numbers. You
  70. can simply pick up the phone at any time. You will
  71. need to press any key after you pick up the receiver
  72. to release modem control of the phone.
  73.  
  74. Contact Plus will also record your incoming calls.
  75. Simply bring up the record for the contact by entering
  76. the first few characters of the last name, then press
  77. F9 from the CONTACT MENU and the incoming call will be
  78. logged.
  79.  
  80. Set up the DOS variable "PLOG" to log all the calls to
  81. an output file in a tabular format. By setting up the
  82. variable : "SET PLOG=phone.hst" at DOS, all calls
  83. (both incoming and outgoing) will be stored in the
  84. file "phone.hst".
  85.  
  86. The ESC and TAB key are used to exit menus and stop
  87. reports at any time. These keys indicate that you are
  88. finished looking at the display on the screen. This
  89. key is used GLOBALLY through the system as an escape
  90. hatch. It is ALWAYS available.
  91.  
  92. The LEFT ARROW Key will move left one field while you
  93. are updating a record.
  94.  
  95. The RIGHT ARROW Key will move right one field while
  96. you are updating a record.
  97.  
  98. The UP ARROW Key is used to move up one field if you
  99. are in an update mode or the menu options are showing.
  100. If you are in the contact menu it will move to the
  101. prior record.
  102.  
  103. The DOWN ARROW Key is used to move down one field if
  104. you are in an update mode or the menu options are
  105. showing. If you are in the contact menu it will move
  106. to the next record.
  107.  
  108. The F2 Key (FUNCTION 2) is used to make a copy of the
  109. screen. Each time F2 is pressed, the current screen is
  110. appended to the file "screen.sav" in the current
  111. directory. This has the advantage over pressing SHIFT
  112. PRTSCRN, in that screens are paginated correctly.
  113.  
  114. The F5 Key (DOS) will allow you to escape to DOS to
  115. run a different program, perhaps a spreadsheet or a
  116. DOS program. You may run any program other than a DOS
  117. program from the F5 key by setting the COMMAND
  118. parameter in the SYSTEM PARAMETER MENU. Details are
  119. presented in the documentation. The F5 key can be
  120. pressed at any time.
  121.  
  122. The F6 Key (WP) will invoke the word processing system
  123. and will fill in fields from a template file, thus
  124. relieving you of having to enter the name, address,
  125. city, etc. These fields will be filled in
  126. automatically.
  127.  
  128. The F7 Key (NOTES) will display a popup window with
  129. the current date and time allowing you to make any
  130. number of notes concerning each contact.
  131.  
  132. The F9 Key (INCALL) will record an incoming call while
  133. in the CONTACT MENU for the displayed contact.
  134.  
  135. The F10 Key (POPUP MENU) will display a popup menu for
  136. many of the prompts in the CONTACT MENU allowing one
  137. key access to most fields including the salutation,
  138. title, city, state, zip, country and user defined
  139. fields.
  140.  
  141. @@       
  142. Enter 'y' to save the changed information on this
  143. page. Enter 'n' to discard the changes.
  144.  
  145. @@        
  146. Use the arrow keys or enter the first character of a
  147. pre-existing database in the current directory. The
  148. size in bytes and date of the main data file
  149. "contact.dt" is displayed.
  150.  
  151. The old database will be closed properly and the new
  152. database will become active.
  153.  
  154. @@         
  155. Enter the name of a new database. It must not already
  156. exist. Use up to 8 characters. Do not enter a period
  157. in the name.
  158.  
  159. Example:
  160.  
  161.     To create a customer database, call it
  162.     "CUST" (exclude the quotes).
  163.  
  164. This option must be run before trying to copy or merge
  165. records from one database to another.
  166.  
  167. @@         
  168. The database specified could not be opened. Either the
  169. database has been damaged in which case the CFIX
  170. (database recovery) command must be run, or the
  171. database doesn't exist in the current directory.
  172.  
  173. @@       
  174. Enter:
  175.  
  176.    L - last name
  177.    C - company name
  178.    1 - user defined field 1
  179.    2 - user defined field 2
  180.  
  181. The index will be changed so that you will be able to
  182. recall the contacts by last name, company name or one
  183. of the two user defined fields.
  184.  
  185. After selecting the index you may abbreviate the name
  186. when searching for a contact, for example:
  187.  
  188. To search for "Victory Oil", set the index to "c" for
  189. COMPANY and enter "vi" at the prompt.
  190.  
  191. To search for "Sam Smith", set the index to "L" (last
  192. name) and enter "Sm" at the prompt. Contact Plus will
  193. place you at the first match of "Smith" in the
  194. database. "SM", "Sm" and "sm" are identical. Contact
  195. Plus doesn't pay attention to upper or lower case when
  196. searching.
  197.  
  198. @@     
  199. Enter "y" if you wish to add this contact permanently
  200. to the database. Otherwise enter "n" - the contact
  201. will not be added to the database.
  202.  
  203. @@      
  204. Enter "y" if you wish to save the changes made to this
  205. contact permanently. Otherwise enter "n" - the changes
  206. will be abandoned.
  207.  
  208. @@    
  209. Enter "y" and ALL fields from the currently displayed
  210. contact will be set in the new contact record --
  211. except the first name and last name, these will be
  212. blanked out.
  213.  
  214. This is especially useful when entering a batch of new
  215. contacts within the same company.
  216.  
  217. @@        
  218. Enter "y" if you wish to PERMANENTLY delete this
  219. contact from the database. Otherwise enter "n" - the
  220. contact will remain in the database.
  221.  
  222. There is no way to undelete a contact.
  223.  
  224. @@     
  225. Enter the salutation.
  226.  
  227. Examples :
  228.  
  229.      Mr.
  230.      Mrs.
  231.      Dr.
  232.  
  233. Enter ESC to exit. To erase a field, press the space
  234. bar once at the start of the prompt then press the
  235. ENTER key.
  236.  
  237. Press the HOME key to set the "home position" on any
  238. one of the fields on the HEADER PAGE. This allows
  239. rapid updating of any field in the header page. (See
  240. the manual)
  241.  
  242. The mail/merge code for the salutation is *sa.
  243.  
  244. @@    
  245. Enter a miscellaneous memo about this contact. A
  246. reference to the contact's product line, or a note on
  247. the first contact would be appropriate here.
  248.  
  249. To delete the memo, press the SPACE bar once then the
  250. ENTER key at the prompt.
  251.  
  252. The mail/merge code for the memo field is *me.
  253.  
  254. @@    
  255. Enter a character string designated by the prompt.
  256. This is one of six fields that are user defined fields
  257. in Contact Plus. The first two user definable fields
  258. can be sorted. The remaining four user fields can only
  259. be selected in the SELECTION MENU.
  260.  
  261. See the USER PARAMETER MENU to change the labels for
  262. each user defined fields.
  263.  
  264. The mail/merge codes for the user defined index fields
  265. are *u1, *u2, *u3, *u4, *u5 and *u6.
  266.  
  267. @@       
  268. Press F10 to call up the popup calendar then you can
  269. use the UP, DOWN, LEFT, and RIGHT arrow keys to move
  270. between dates on the calendar. If you wish to enter
  271. the date manually, press ESC to clear the calendar and
  272. you may use formatted date input.
  273.  
  274. Typical uses of the user-defined date fields are:
  275.  
  276.     First,last,next contact date
  277.     Invoice date
  278.     Demo date
  279.     Proposal date
  280.  
  281. To blank out a date, (1) press ESC to clear the popup
  282. calendar, (2) press the SPACE BAR followed by the
  283. ENTER key. The date will become "**/***/**."
  284.  
  285. The mail/merge codes for the dates are *w1, *w2 and
  286. *w3.
  287.  
  288. If you clear out the popup calendar you may enter
  289. dates in a variety of formats including date
  290. arithmetic as shown on the next page.
  291.  
  292. SHORTCUT FORMAT EXAMPLES
  293.    "."      - today
  294.    "+1"     - tomorrow
  295.    "-1"     - yesterday
  296.    "+1w"    - one week from today
  297.    "+1m"    - this day next month
  298.    "1+1m"   - first day of next month
  299.    "1+1m-1" - last day of this month
  300.    "+thu"   - next Thursday from today
  301.  
  302. @@           
  303. PHONE CALLS
  304.   Bz - phone was Busy        No - No Answer
  305.   In - Incoming phone call   Ok - Ok phone call
  306.   LM - Left Message
  307.  
  308. LETTERS
  309.   Rv - received letter       Sn - sent letter
  310.  
  311. TICKLERS
  312.   RED - NOT DONE,  GREEN - DONE,
  313.   CYAN - N/A
  314.  
  315. Press the down/up arrow to view next and previous
  316. contacts, or enter the last name or company name.
  317.  
  318. Press ENTER to change the dates displayed. After
  319. pressing the ENTER key you have the ability to scroll
  320. back 10 years or 10 years into the future.
  321.  
  322. @@           
  323. The CURRENT month (that month matching the month in
  324. the top right corner of the screen) is positioned at
  325. the lower left corner of the screen.
  326.  
  327.   PHONE CALLS
  328.     Left Message  - GREEN BLINKING HIGHLIGHT
  329.     Incoming call - PURPLE BLINKING HIGHLIGHT
  330.     Ok            - RED BLINKING HIGHLIGHT
  331.     No Answer     - BLUE HIGHLIGHT
  332.     Busy          - RED HIGHLIGHT
  333.  
  334.   LETTERS
  335.     Sent/Received - PURPLE
  336.  
  337.   TICKLERS
  338.     N/A           - LT BLUE BLINKING
  339.     DONE          - GREEN BLINKING
  340.     NOT DONE      - RED BLINKING
  341.  
  342. Press the down/up arrow to view next and previous
  343. contacts, or enter the first few characters of the
  344. last name.
  345.  
  346. Press ENTER to change the dates displayed. After
  347. pressing ENTER the arrow keys will change the months.
  348.  
  349. @@           
  350. 15 different tickler dates are kept track of on this
  351. page. Use the tickler fields for callbacks,
  352. appointments, to-do items, birthdates, anniversaries,
  353. etc.
  354.  
  355. Use the "DONE?" field as an indicator of whether the
  356. tickler was accomplished, not done or doesn't apply to
  357. the tickler.
  358.  
  359. Don't worry about the order you insert the ticklers
  360. since Contact Plus automatically sorts the ticklers
  361. with the earliest dates appearing at the top of the
  362. screen when you press the ESC key to save the changes.
  363.  
  364. The tickler memo will appear in the 1 month calendar
  365. page. The date in the 6 month calendar will blink.
  366.  
  367. To add a new tickler:
  368.  
  369.      1)  Press the ENTER key twice
  370.  
  371.      2)  Enter the appropriate information
  372.  
  373. To add a new followup schedule:
  374.  
  375.      1)  Press the ENTER key
  376.  
  377.      2)  Enter "a" or "b" for follow up
  378.          schedule A or B
  379.  
  380.      3)  The follow up dates will be based on
  381.          an anchor date that you specify.
  382.  
  383. To delete a tickler:
  384.  
  385.      1)  Press the ENTER key twice
  386.  
  387.      2)  Use the cursor keys to position the
  388.          highlight bar over the TICKLER MEMO
  389.          field to delete.
  390.  
  391.      3)  Press the SPACE BAR then ENTER to
  392.          delete that tickler
  393.  
  394. @@         
  395. This page is a log of the last 30 phone calls made to
  396. this contact. By pressing ENTER, you can scroll
  397. through each phone call. Only 15 phone calls can be
  398. viewed at any one time. Press ENTER twice to change
  399. the MEMO and STATUS fields of the entry at the top of
  400. the screen. Use the UP, DOWN, PAGE UP, and PAGE DOWN
  401. to scroll through the phone calls.
  402.  
  403. The oldest (30th) call will be discarded when a new
  404. phone log is added.
  405.  
  406. Even if you aren't using a modem, you can still keep
  407. track of the time spent on the phone. Just dial the
  408. phone as you normally would do then press F3 or F4
  409. (you need to record the phone number in the PHONE
  410. fields for this to work). Contact Plus will then
  411. display the popup timer - allowing you to keep track
  412. of time spent on the phone.
  413.  
  414. To log time spent on incoming calls, after receiving
  415. the call, search for the contact by entering his/her
  416. last name at the KEY PROMPT. Then press the F9 key.
  417. The call will then be logged.
  418.  
  419. @@         
  420. Select one of the form files using the ARROW keys or
  421. press the first letter of the form desired. Press the
  422. PAGEUP and PAGEDOWN keys to view the next and previous
  423. pages.
  424.  
  425. The form files must end with ".frm" and must be in the
  426. FORM FILE directory. If a FORM FILE directory is not
  427. specified in the SYSTEM PARAMETER MENU, the current
  428. contact directory will be searched.
  429.  
  430. The form file will be used to create a letter to this
  431. contact. The file created will be named using the
  432. first 8 characters of the last name and first name
  433. with a 3 digit sequence number as an extension. For
  434. example, the first letter to Sam Smith would be
  435. "SMITHSAM.001".
  436.  
  437. @@            
  438. Enter a short comment next to the most recent call.
  439. Press the SPACE bar then the ENTER key to delete the
  440. comments.
  441.  
  442. @@     
  443. Enter the contact's last name.
  444.  
  445. The last name is used as an INDEX field meaning that
  446. you can search and sort the database using this field.
  447.  
  448. If you don't know the contact's last name, enter "-".
  449. You can fill in the last name later.
  450.  
  451. The mail/merge code for the last name field is *ln.
  452.  
  453. @@     
  454. Enter the contact's first name here.
  455.  
  456. The mail/merge code for the first name field is *fn.
  457.  
  458. @@     
  459. Enter a title for the contact.
  460.  
  461.     Examples:
  462.         Vice President
  463.         Owner/operator
  464.  
  465. The mail/merge code for the title field is *ti.
  466.  
  467. @@         
  468. Enter the address of the contact. If the address spans
  469. two different lines or there is not enough room on one
  470. line, use both ADDRESS1 and ADDRESS2.
  471.  
  472. Example:
  473.          ADDRESS 1:   1580 Main Avenue
  474.          ADDRESS 2:   Suite 120
  475.  
  476. Enter ESC to exit.
  477.  
  478. The mail/merge codes for  these  fields  are  *a1  and
  479. *a2.
  480.  
  481. @@      
  482. Enter the contact city. If you are entering the same
  483. city repeatedly for new entries, enter the city name
  484. in the DEFAULT CITY field under the SYSTEM PARAMETER
  485. MENU.
  486.  
  487. Press ESC to exit.
  488.  
  489. The mail/merge code for this field is *ci.
  490.  
  491. @@       
  492. Enter the contact's state of residence. If you are
  493. entering the same state repeatedly for new entries,
  494. enter the city name in the DEFAULT STATE field under
  495. the SYSTEM PARAMETER MENU.
  496.  
  497. Enter ESC to exit.
  498.  
  499. The mail/merge code for this field is *st.
  500.  
  501. @@     
  502. Enter the zip code. If you are entering the same zip
  503. code repeatedly for new entries, enter the zip code in
  504. the DEFAULT ZIP field under the SYSTEM PARAMETER MENU.
  505.  
  506. The mail/merge code for the zip is *zi.
  507.  
  508. Enter ESC to exit.
  509.  
  510. @@         
  511. Enter the country. If you are entering the same
  512. country repeatedly for new entries, enter the country
  513. in the DEFAULT COUNTRY field under the SYSTEM
  514. PARAMETER MENU.
  515.  
  516. The mail/merge code for the country field is *cn.
  517.  
  518. Enter ESC to exit.
  519.  
  520. @@     
  521. Enter the contact's phone number in the following
  522. format:
  523.  
  524.     (123) 999-1234
  525.  
  526. Enter the area code in parenthesis so that when
  527. dialing, Contact Plus can determine if the phone
  528. number is local or long distance based on the "LOCAL
  529. AREA CODE" as set in the PHONE PARAMETER MENU.
  530.  
  531. There is extra room to add a comment next to the phone
  532. number. For example, if your insurance agent had a
  533. number for claims and you wanted that in place of the
  534. phone number field, you could simply enter:
  535.  
  536.     PHONE 1:  Claim 444-2321
  537.  
  538. Make sure the comment doesn't contain an 'X', as
  539. Contact Plus ignores all digits after an 'X' or 'x'.
  540.  
  541. Note also that you can signify an extension by making
  542. an 'X' in the number. Contact Plus will ignore all
  543. digits appearing after the 'X'. For example:
  544.  
  545.     PHONE 1:  255-4433 x444
  546.  
  547. Contact Plus will dial "2554433" for you.
  548.  
  549. Contact Plus normally ignores all non-numeric
  550. characters when autodialing for you, except for the
  551. "," character.
  552.  
  553. A comma "," will cause the modem to pause for two
  554. seconds.
  555.  
  556. The mail/merge code for the phone numbers are *po for
  557. phone one and *pt for phone two.
  558.  
  559. @@    
  560. Enter the name of the contact's company.
  561.  
  562. This is an INDEX field. If you wish to search for a
  563. particular contact by company, you can simply change
  564. the index to COMPANY. Typing in the first few
  565. characters that distinguish the company at the prompt
  566. will bring the contact to the screen.
  567.  
  568. For example: to search for "Joe Soroche of Atlantic
  569. Associates: you could enter "i" to change the index
  570. then "c" to change the index to company name. Enter
  571. "atl" and the record would be retrieved. Keep in mind
  572. that searches for the contact by company name are not
  573. case sensitive. Therefore you can enter "ATL", or
  574. "atl". Both will match with "Atl...".
  575.  
  576. Enter ESC to exit.
  577.  
  578. The mail/merge code for the company is *co.
  579.  
  580. @@          
  581. Enter the category or categories that are applicable
  582. to this contact.
  583.  
  584. Each contact may belong to more than one category. For
  585. example, if the contact is in CATEGORY A, F and G,
  586. enter "afg" and the contact will be placed in three
  587. categories.
  588.  
  589. The selected codes will be highlighted and marked with
  590. an asterisk '*'. The popup window only appears when
  591. the highlight bar is directly on this prompt.
  592.  
  593. A contact may belong to up to 24 different codes or
  594. categories. Each category is accessed from the MAIN
  595. MENU under the EDIT CATEGORIES MENU.
  596.  
  597. Enter ESC to exit.
  598.  
  599. @@         
  600. This page is a graphic view of the status of the last
  601. 30 phone calls made over the last 13 months. This page
  602. is useful to get a visual picture of the number of
  603. times the contact has been phoned over the last year.
  604.  
  605.     NO/BZ - no answer & busy signals
  606.     OK/IN/LM - ok, incoming and left message
  607.  
  608. The NO/BZ numbers are displayed graphically to the
  609. left of the OK/IN/LM numbers.
  610.  
  611. This page is for display only. Pressing the ENTER key
  612. will not have an effect.
  613.  
  614. @@         
  615. This page displays the previous 15 phone calls,
  616. letters, and ticklers in chronological order. The most
  617. recent date is at the top of the page.
  618.  
  619. Busy or No answer phone calls are not listed.
  620.  
  621. This is a display page only. The ENTER key will not
  622. change the fields.
  623.  
  624. @@         
  625. This page records the last 15 letters/memos sent to or
  626. received from this contact. Fill in the DATE, STATUS
  627. and MEMO fields. The STATUS field can be "received" or
  628. "sent".
  629.  
  630. To add a new letter:
  631.  
  632.     1) Press the ENTER key.
  633.  
  634.     2) Press "a" to add a new letter
  635.        (the oldest will be discarded)
  636.  
  637.     3) Enter the date and the memo.
  638.  
  639. To edit an existing letter:
  640.  
  641.     1)  Press the ENTER key twice
  642.  
  643.     2)  Position the cursor over the
  644.         field to edit.
  645.  
  646. To delete the top letter:
  647.  
  648.     1)  Press the ENTER key
  649.  
  650.     2)  Enter "d" to delete
  651.  
  652. To clear ALL letters on the page:
  653.  
  654.     1)  Press the ENTER key
  655.  
  656.     2)  Enter "c" at the prompt
  657.  
  658. @@        
  659. It is from this page that you can add, delete, and
  660. change the contact entries. As with all the pages,
  661. press the UP and DOWN arrow keys or enter the first
  662. few characters of the last name to access each
  663. contact.
  664.  
  665. At the bottom of the page is the prompt "PAGE:" with a
  666. list of all the pages that can be viewed. Press the
  667. LEFT and RIGHT arrow keys or enter the first letter of
  668. one of the pages followed by the ENTER key to access
  669. the different pages.
  670.  
  671.     a          - add a new contact
  672.     d          - delete an old contact
  673.     i          - change the index
  674.     F3         - dial phone number 1
  675.     F4         - dial phone number 2
  676.     F5         - run a DOS command
  677.     F6         - run your word processor
  678.     F7         - enter a note
  679.     F9         - log an incoming call
  680.     ENTER      - modify the contact
  681.     DOWN ARROW - view next contact
  682.     UP ARROW   - view previous contact
  683.  
  684. SEARCHING:
  685.  
  686. Enter the first few letters of the word for which you
  687. wish to search.
  688.  
  689. Entering "sm" will search the database for the first
  690. occurrence of a key field starting with "sm". If there
  691. is an "Ed Smith" in the database, it will retrieve "Ed
  692. Smith" instead of "Sam Smith", as "Ed" appears
  693. alphabetically before "Sam". Press the DOWN arrow key
  694. to the next record: "Sam Smith"
  695.  
  696. Note: Contact Plus does NOT make a distinction between
  697. upper and lower case names. I.e., there is NO
  698. difference between Smith and SMITH and smith.
  699.  
  700. The other indexes (Company name and both user defined
  701. index fields) operate similarly.
  702.  
  703.  
  704. PHONE CALLS:
  705.  
  706. After pressing F3 or F4 you will be prompted to press
  707. a key to release modem control of the phone. Pick up
  708. the receiver then press any key. A phone message
  709. prompt will appear prompting you for the outcome of
  710. the call ...
  711.  
  712.     Was a message left?
  713.     Was there a busy signal?
  714.     Did you get through?
  715.     Was there no answer?
  716.  
  717. If "L" or "O" is pressed a timer window will popup
  718. with the starting time of the call and the elapsed
  719. time.
  720.  
  721. If "B" or "N" is pressed a log in the phone call page
  722. will be added to the top of the page with BUSY or
  723. NOANSWER.
  724.  
  725. INDIVIDUAL LETTERS:
  726.  
  727. Press the F6 key to access the word processor. Before
  728. accessing the word processor, make sure that the name
  729. or path of the word processor is stored under the
  730. SYSTEM PARAMETER MENU. Also, you must create a
  731. template file (it may be blank) in which Contact Plus
  732. will fill in the proper fields. For a sample template
  733. file, see the enclosed files ending with ".frm".
  734. The template files must end with the extension "FRM".
  735.  
  736. NOTES:
  737.  
  738. Press the F7 key to record a note. The F7 key is
  739. accessible from anywhere within the CONTACT MENU
  740. PAGES. A new note can be added. The date and time will
  741. automatically be set in the note. You can store an
  742. unlimited number of notes for each contact.
  743.  
  744. UPDATING A CONTACT:
  745.  
  746. After pressing the ENTER key to update the fields of
  747. the contact, use the HOME key to set the "home
  748. position". The home position can be used to quickly
  749. update a particular field of the record.
  750.  
  751. For example, to update the "MEMO" field of all
  752. contacts, one after another,
  753.  
  754.     1) Press the ENTER key to update
  755.        the contact record.
  756.  
  757.     2) Position the cursor over the MEMO
  758.        field.
  759.  
  760.     3) Press the HOME key.
  761.  
  762. Subsequent changes will position the cursor on the
  763. MEMO field rather than appearing at the top of the
  764. screen in the SALUTATION field.
  765.  
  766. @@       
  767. CONTACT Menu - Add, delete, update and search for
  768. contacts from this menu. Send letters at the press of
  769. a key using the MicroStar word processor.
  770.  
  771. Dial the phone or take incoming calls. View the
  772. calendars and setup appointments. Record notes and
  773. keep track of letters.
  774.  
  775. Press the ESC or TAB key to exit.
  776.  
  777. @@       
  778. CONTACT REPORTS
  779.  
  780. Print listings of contacts from this menu. Sort and
  781. search the database from this menu.
  782.  
  783. @@       
  784. MAIL/MERGE
  785.  
  786. Print custom form letters, Rolodex(R) cards, mailing
  787. labels from this menu. Also use this menu to generate
  788. ASCII export files for use with other programs.
  789.  
  790. @@       
  791. EDIT CATEGORIES
  792.  
  793. You can edit all categories from this menu.
  794.  
  795. Choose from 24 different categories. Each category can
  796. be used to categorize the contact. Contacts may be in
  797. multiple categories.
  798.  
  799. @@         
  800. ALTER THE DATE
  801.  
  802. Change Contact Plus's idea of the CURRENT date. The
  803. CURRENT date is displayed at the top right corner of
  804. the screen and reports.
  805.  
  806. It is important that the correct date and time are set
  807. before starting up Contact Plus.
  808.  
  809. @@       
  810. Enter a code letter or a boolean expression here. For
  811. example, if category A is the Western Region, category
  812. B is the Northern Region and you wish to select all
  813. members of both categories A and Code B, type "a and
  814. b".
  815.  
  816. To select only those in category A enter "A".
  817.  
  818. To select those contacts in category A or B enter "A
  819. or B".
  820.  
  821. You can also select contacts NOT in a category. To
  822. select all clients NOT in the western Region enter
  823. "not A" at the prompt.
  824.  
  825. Enter ".", to select ALL contacts in ALL categories.
  826.  
  827. Boolean expressions are discussed more in the manual.
  828.  
  829. @@             
  830. Those contacts with reminder dates falling within the
  831. week (today thru seven days from today) will be
  832. printed as well as the reminder memo.
  833.  
  834. @@             
  835. Those contacts with tickler dates matching the current
  836. date of today (upper right corner of screen) will be
  837. printed as well as the memo attached to each tickler.
  838.  
  839. @@         
  840. Each contact name is printed along with the address,
  841. company name and phone numbers.
  842.  
  843. @@         
  844. Each note associated with each contact is printed. A
  845. subset of the notes by date may be printed using the
  846. SELECTION MENU.
  847.  
  848. @@        
  849. Each contact is printed along with the following data:
  850.  
  851.     o  Date and time of phone call
  852.     o  BUSY, OK, NOANS, LEFTMSG or INCALL
  853.     o  A phone message as recorded on the
  854.        PHONE LOG PAGE.
  855.  
  856. @@            
  857. Each contact is printed along with the following data:
  858.  
  859.     o  Date of letter
  860.     o  RECEIVED or SENT status
  861.     o  A short note as recorded on the LETTER PAGE.
  862.  
  863. A  subset of letters by date can be printed as
  864. selected in the SELECTION MENU.
  865.  
  866. @@        
  867. USER REPORT
  868.  
  869. List out both user defined INDEX fields and the name
  870. of the contact.
  871.  
  872. @@          
  873. CONTACT PROFILE
  874.  
  875. Lists out the contents of the HEADER PAGE, TICKLER
  876. PAGE, PHONE PAGE and LETTER PAGE and notes in a
  877. convenient full page format per contact.
  878.  
  879. This report can be kept in a loose leaf binder.
  880.  
  881. @@          
  882. SEARCH MENU
  883.  
  884. Search the MEMO FIELD, NOTES, TICKLER NOTES and PHONE
  885. notes fields from this menu.
  886.  
  887. Exact spelling is not necessary when searching for
  888. strings and keywords.
  889.  
  890. Any match will be printed.
  891.  
  892. @@          
  893. TICKLER REPORT
  894.  
  895. Generate a list of all ticklers NOT DONE, or DONE, or
  896. N/A within a certain set of dates. This is different
  897. from the TODAY TICKLER and WEEK TICKLER reports in
  898. that you can specify which ticklers will be printed.
  899.  
  900. @@        
  901. PHONE LISTING
  902.  
  903. Generate a easy to read listing of phone numbers of
  904. each contact selected.
  905.  
  906. @@         
  907. ZIP/CITY/STATE REPORT
  908.  
  909. Generates an easy to read listing of the contact and
  910. his/her city/state/zip code and country.
  911.  
  912. @@         
  913. CATEGORY REPORT
  914.  
  915. Lists each contact and all categories that the contact
  916. belongs to.
  917.  
  918. @@         
  919. WORKSHEET
  920.  
  921. Print out a worksheet for notations. Each contact is
  922. printed along with blank lines for notes.
  923.  
  924. @@         
  925. MEMO REPORT
  926.  
  927. Lists each contact and the respective MEMO field.
  928.  
  929. @@          
  930. DATE REPORT
  931.  
  932. Prints out each of the 3 user defined date fields.
  933.  
  934. @@          
  935. Each form is a template enabling you to send out
  936. customized form letters to a large group of people. As
  937. each form is printed, a record of the date and name of
  938. form is saved in the LETTERS PAGE for each contact.
  939.  
  940. Place the highlight bar over one of the template files
  941. and press F6 to edit that template.
  942.  
  943. Each form must be an ASCII text file. I.e. if you are
  944. using WordStar - use nondocument mode, WordPerfect
  945. users should use the TEXT/OUT SAVE function.
  946.  
  947. If you are using MicroStar, the file is automatically
  948. saved as an ASCII text file.
  949.  
  950. The following mail/merge template files must be stored
  951. in the current directory:
  952.  
  953.    (if "CONTACT" is the current database)
  954.         contact.1    contact.6
  955.         contact.2    contact.7
  956.         contact.3    contact.8
  957.         contact.4    contact.9
  958.         contact.5    contact.lbl
  959.  
  960. If the current database is business associates
  961. "BUSINESS", then the following template files should
  962. be in the contact directory:
  963.  
  964.         business.1  business.6
  965.         business.2  business.7
  966.         business.3  business.8
  967.         business.4  business.9
  968.         business.5  business.lbl
  969.  
  970. These files correspond to the menu selection under the
  971. CONTACT FORMS MENU.
  972.  
  973. Field definitions are as follows:
  974.  
  975.    *d1 - current date (format - 31 Oct 87)
  976.    *d2 - current date (format - October 31, 1987)
  977.    *d3 - current date (format - 10/31/87)
  978.    *d4 - current day  (Monday, Tuesday, ... )
  979.    *t1 - current time (format - 15:23:43) military
  980.    *t2 - current time (format - 15:23) military
  981.    *t3 - current time (format - 03:23:43) standard
  982.    *t4 - current time (format - 03:23) standard
  983.    *sa - salutation
  984.    *fn - first name
  985.    *ln - last name
  986.    *ti - title
  987.    *a1 - address line 1
  988.    *a2 - address line 2
  989.    *st - state name
  990.    *ci - city name
  991.    *zi - zip code
  992.    *cn - country name
  993.    *po - phone One
  994.    *pt - phone Two
  995.    *co - company name
  996.    *me - memo field
  997.    *u1 - user defined index field 1
  998.    *u2 - user defined index field 2
  999.    *u3 - user defined field 3 (25 characters)
  1000.    *u4 - user defined field 4  "    "
  1001.    *u5 - user defined field 5  "    "
  1002.    *u6 - user defined field 6  "    "
  1003.    *w1 - user defined date field 1
  1004.    *w2 - user defined date field 2
  1005.    *w3 - user defined date field 3
  1006.        (date format 04 Apr 89)
  1007.  
  1008.    *m1 - mailing labels (7 lines)
  1009.    *m2 -    "      "    (6 lines)
  1010.    *m3 -    "      "    (4 lines)
  1011.    *m4 -    "      "    (5 lines)
  1012.    *m5 -    "      "    (6 lines)
  1013.    *pa - pause printer for form change
  1014.    *ff - form feed
  1015.  
  1016. To pad with blanks and right or left justify a field
  1017. enter a width specification like:
  1018.  
  1019.   *po%20  - phone 1 phone right just. pad with space
  1020.   *pt%-20 - phone 2 left just. pad with space
  1021.  
  1022. @@    
  1023. Press 'y' to finish this session with Contact Plus.
  1024. All files will by updated and closed.
  1025.  
  1026. Press ESC or 'n' to continue working with Contact
  1027. Plus.
  1028.  
  1029. DO NOT shut the computer off or reboot without first
  1030. exiting Contact Plus. Doing so may damage the data
  1031. files which will need to be repaired using the
  1032. database recovery program supplied with the system.
  1033.  
  1034. @@        
  1035. Print screens that have been saved using the F2 save
  1036. screen function. The screens have been saved in a file
  1037. called "screen.sav". Each time F2 is pressed, the
  1038. displayed screen is appended to this file.
  1039.  
  1040. @@        
  1041. Discard screens that have been saved using the F2 save
  1042. screen function. The file "screen.sav" in the contact
  1043. directory will be cleared.
  1044.  
  1045. @@         
  1046. Access different parameter menus under this menu.
  1047. Backup and open new databases from this menu.
  1048.  
  1049. @@       
  1050. Access to the following functions is  made  from  this
  1051. menu:
  1052.  
  1053.     Open an existing database
  1054.     Delete an old database
  1055.     Create a new database
  1056.  
  1057. Contact  Plus  will search the current drive/directory
  1058. for all databases specified.
  1059.  
  1060. @@       
  1061. Change the printer setup string,  printer port and
  1062. margin settings.
  1063.  
  1064. Use your printer manual to change these settings.
  1065.  
  1066. @@       
  1067. Change system parameters - error bells on or off,
  1068. database SYNC frequency, defaults for CITY, STATE,
  1069. ZIP, and COUNTRY when adding new entries.
  1070.  
  1071. Enter your company name to appear on all menus and
  1072. reports from this menu.
  1073.  
  1074. Enter the name of your word processor, path name of
  1075. letters, DOS command and the name of the template file
  1076. when using the F6 key.
  1077.  
  1078. @@       
  1079. Change user defined parameters from this page. Set up
  1080. the labels of the three user defined date entries and
  1081. all user defined index fields. Give the template files
  1082. under the MAIL/MERGE MENU different names.
  1083.  
  1084. @@       
  1085. Change phone parameters - local area code, modem port,
  1086. pulse or tone dialing, long distance area code and
  1087. long distance access code.
  1088.  
  1089. @@       
  1090. Enter follow up schedules from this menu. Follow up
  1091. schedules help automate the task of following up with
  1092. thank you notes, postcards, calls, etc.
  1093.  
  1094. Followup dates are based on relative date arithmetic,
  1095. that is, every 4 weeks you may wish to send a postcard
  1096. or letter. There are two different schedules with up
  1097. to eight different followup tickler dates to specify.
  1098.  
  1099. @@       
  1100. Enter special dates such as holidays, vacations,
  1101. conferences and meetings here. These should be dates
  1102. that you will NOT be available to take or give any
  1103. calls. All dates and calendars will be marked with a
  1104. '*' signifying that the date is special.
  1105.  
  1106. @@         
  1107. Allows the deletion of old databases in the current
  1108. directory. The database to be deleted cannot be the
  1109. current open database.
  1110.  
  1111. @@       
  1112. Open an existing database; one that has been created.
  1113. For example, if you are currently working with
  1114. "VENDORS" and you desire to work with "CUST" use this
  1115. menu.
  1116.  
  1117. The old database will be written to disk and the new
  1118. database will be made current.
  1119.  
  1120. @@         
  1121. Create a new database from here. Contact Plus makes
  1122. sure the database doesn't already exist.
  1123.  
  1124. Use up to 8 characters in the database name.
  1125.  
  1126. Examples:   CUST, VENDORS, REGIONA, WESTERN
  1127.  
  1128. @@       
  1129. Enter a label for the category listed. Your contacts
  1130. may be separated according to each code in the REPORTS
  1131. MENU.
  1132.  
  1133. Examples:
  1134.     Category A: Western
  1135.     Category B: Southwest
  1136.     Category C: Northern
  1137.     Category D: bananas
  1138.     Category E: eggs
  1139.  
  1140. @@            
  1141. Enter "n" if you don't have a modem attached to your
  1142. serial port. Enter 1, or 2 if your modem is attached
  1143. to COM1 or COM2.
  1144.  
  1145. Contact Plus currently works with Hayes compatible
  1146. modems only.
  1147.  
  1148. @@        
  1149. Enter "m" if you have a monochrome screen and the
  1150. screen isn't very clear.
  1151.  
  1152. Enter "c" if you have a color screen.
  1153.  
  1154. @@        
  1155. Type  "y"  to  turn  on Contact Plus's error bell - it
  1156. will beep at you if you make an input error.
  1157.  
  1158. Type "n" to turn off this bell.
  1159.  
  1160. @@            
  1161. This field allows you to specify how often you desire
  1162. to "sync" the database. Contact Plus's internal file
  1163. structure needs to be physically updated occasionally.
  1164. The smaller this number is, the more often the
  1165. database will be SYNCED. Of course, small values for
  1166. the sync will slow Contact Plus down when adding many
  1167. entries to the system.
  1168.  
  1169. When entering many contacts into the database, you may
  1170. wish to set it to 10. After entering the contacts, for
  1171. maximum file integrity, set it to 1. Contact Plus
  1172. automatically sync's its files when you exit. Be sure
  1173. to exit Contact Plus by pressing the ESC key and
  1174. answering "y" to the exit prompts.
  1175.  
  1176. DO NOT exit Contact Plus by turning off the computer
  1177. or pressing CTRL-ALT-DELETE. This may destroy the
  1178. index files in which case you will have to use the
  1179. CFIX program to recover the index files or reload all
  1180. your data from scratch.
  1181.  
  1182. It is advisable to make backups of the system after
  1183. making significant changes.
  1184.  
  1185. @@        
  1186. If you experience a snow or sparkle effect on the
  1187. screen. Enter "y" to this question. Contact Plus will
  1188. try to limit the snow effect.
  1189.  
  1190. This may occur on certain old CGA monitors.
  1191.  
  1192. @@       
  1193. The "printer end-of-line" is used to control the
  1194. printer output at the end of the printed line. There
  1195. are 4 options to set depending upon your printer. You
  1196. may have to do a little bit of experimentation with
  1197. this to get it right. Once it is set correctly, it
  1198. will not have to be changed (as long as the switch
  1199. settings on the printer do not change).
  1200.  
  1201. Option 1  newline  character
  1202.        2  carriage return  character
  1203.        3  newline then carriage-return character
  1204.        4  carriage-return then newline character
  1205.  
  1206. 1) Output is double spaced -  try  setting  option  to
  1207. "cr".
  1208.  
  1209. 2) Output is overprinting or printing on one  line   -
  1210. try   setting  the  option  first  to "nl" and if that
  1211. doesn't work, try out the options "nl/cr" or "cr/nl".
  1212.  
  1213. 3) Output is jagged like: This is
  1214.        an example  of
  1215.                      a jagged line.
  1216.  
  1217. Try changing option to "nl/cr" or "cr/nl".
  1218.  
  1219. @@          
  1220. Press any key to continue to the next page of the
  1221. report, press ESC to stop the listing.
  1222.  
  1223. @@          
  1224. Press ENTER to see all reports on the screen.
  1225.  
  1226. Select the "printer" to send the reports to a printer
  1227. - directly.
  1228.  
  1229. Select "capturefile" to send the output to an ASCII
  1230. file. If the file exists, the output will be appended
  1231. to the file. Otherwise, a new file will be created.
  1232.  
  1233. While the report/form is printing you may press SPACE
  1234. which will pause the printer; ESC will abort the
  1235. printout.
  1236.  
  1237. @@       
  1238. Enter 'Y' if you wish the popup menu to appear
  1239. automatically in the CONTACT MENU whenever a prompt
  1240. with "..." appears. For example a popup over the
  1241. salutation field under the HEADER PAGE may look like:
  1242.  
  1243.     +-----------------+
  1244.     | A - Mr.         |
  1245.     | B - Mrs.        |
  1246.     | C - Mr. & Mrs.  |
  1247.     | D - Doctor      |
  1248.     +-----------------+
  1249.  
  1250. Enter 'N' and you must press F10 to bring up the popup
  1251. menus.
  1252.  
  1253. @@        
  1254. Type "y" and the changes made to the parameter page
  1255. will be saved.
  1256.  
  1257. Type "n" and the changes will be discarded and the old
  1258. values will be retained.
  1259.  
  1260. @@       
  1261. Enter the full name of the file you want to save the
  1262. output of the report to.
  1263.  
  1264. Examples: report1.out
  1265.           a:\reports\mar.87
  1266.  
  1267. If the file exists and is ASCII, Contact Plus will
  1268. APPEND to it. If it isn't ASCII, you must make another
  1269. selection.
  1270.  
  1271. @@             
  1272. Contact Plus cannot make contact with your printer.
  1273.  
  1274. Contact Plus is set up to talk to LPT1 2 or 3. Check
  1275. and make sure that the printer is online and has
  1276. paper.
  1277.  
  1278. @@              
  1279. The output file "screen.sav" has been printed. Press
  1280. any key to continue.
  1281.  
  1282. @@              
  1283. The output file "screen.sav" has been cleared. Press
  1284. any key to continue.
  1285.  
  1286. @@                
  1287. Enter "y" to delete the screens previously saved in
  1288. the file "screen.sav". Otherwise, enter "n".
  1289.  
  1290. @@             
  1291. Enter the sequence of decimal codes that will place
  1292. the printer into the mode desired (e.g. 16 pitch or
  1293. "NLQ" - Near Letter Quality). See your printer manual
  1294. for ASCII control codes.
  1295.  
  1296. For example: sending 'ESC F' to the IBM Proprinter
  1297. will turn EMPHASIZED PRINT ON. This would correspond
  1298. to entering decimal 27 then 70 into the printer setup
  1299. string. A code of zero "0" cannot be entered as it
  1300. signifies the end of the escape string.
  1301.  
  1302. COMMON DECIMAL ASCII CODES:
  1303.  
  1304.    27 - ESC        32 - SPACE      8 - BACKSPACE
  1305.     9 - HORZ TAB   10 - LN FEED   12 - FORMFEED
  1306.    13 - CAR RET    14 - SO        15 - SI
  1307.    33 - '!'        34 - '"'       35 - '#'
  1308.    36 - '$'        37 - '%'       38 - '&'
  1309.    40 - '('        41 - ')'       42 - '*'
  1310.    43 - '+'        44 - ','       45 - '-'
  1311.    46 - '.'        47 - '/'       60 - '<'
  1312.    61 - '='        62 - '>'       63 - '?'
  1313.  
  1314.   1  - 'CTRL-A'   65 - 'A'    97 - 'a'   48 - '0'
  1315.   2  - 'CTRL-B'   66 - 'B'    98 - 'b'   49 - '1'
  1316.   3  - 'CTRL-C'   67 - 'C'    99 - 'c'   50 - '2'
  1317.   4  - 'CTRL-D'   68 - 'D'   100 - 'd'   51 - '3'
  1318.   5  - 'CTRL-E'   69 - 'E'   101 - 'e'   52 - '4'
  1319.      ...           ...         ...        ...
  1320.  25  - 'CTRL-Y'   89 - 'Y'   121 - 'y'   56 - '8'
  1321.  26  - 'CTRL-Z'   90 - 'Z'   122 - 'z'   57 - '9'
  1322.  
  1323. @@            
  1324. If you wish to send an initialization string to the
  1325. printer every time a report is printed answer "y" to
  1326. the question.
  1327.  
  1328. If you answer "n", Contact Plus will not send a
  1329. printer string.
  1330.  
  1331. @@        
  1332. Enter "1" - for LPT1:, "2" for LPT2: or "3" for LPT3
  1333. as a printer port.
  1334.  
  1335. Contact Plus doesn't currently support a serial
  1336. printer port, however, you can direct the output of
  1337. the report using the "capturefile" option and print
  1338. the report from DOS upon exiting Contact Plus.
  1339.  
  1340. @@               
  1341. Enter the number of spaces from the left edge of the
  1342. paper at which you want the printer to start printing.
  1343. I.e. if you enter 5, Contact Plus will advance 5
  1344. spaces on each printed line.
  1345.  
  1346. @@             
  1347. Press "y" and Contact Plus will pause between each
  1348. form allowing you to change sheets of paper without
  1349. having to press the off-line key on your printer.
  1350.  
  1351. This is handy when printing individual sheets or
  1352. Rolodex(R) cards.
  1353.  
  1354. @@         
  1355. Feed in a new form then press ENTER to print the  next
  1356. form.  ESC aborts the printout.
  1357.  
  1358. @@            
  1359. The end of the report/form has been reached.
  1360.  
  1361. Press any key to continue.
  1362.  
  1363. @@       
  1364. Use the arrow keys to select the database to delete.
  1365. Press ENTER when the highlight bar is over your
  1366. choice. You cannot delete the currently open database.
  1367.  
  1368. The database will be PERMANENTLY deleted.
  1369.  
  1370. @@          
  1371. Use the arrow keys to select the SOURCE database.
  1372. Press ENTER when the highlight bar is over the
  1373. database of your choice.
  1374.  
  1375. The data records will be copied from this database.
  1376.  
  1377. @@         
  1378. Enter 'Y' to delete this database permanently.
  1379. Otherwise press ESC or enter 'N'.
  1380.  
  1381. @@          
  1382. Use the arrow keys to select the TARGET database.
  1383. Press ENTER when the highlight bar is over your
  1384. choice.
  1385.  
  1386. Data records from the SOURCE database will be copied
  1387. to this database. Once the copy is started you may
  1388. press ESC which will stop the copy operation.
  1389.  
  1390. @@            
  1391. Enter "l" for last name, "c" for company name, "z" for
  1392. the zip code, "1" for user defined index 1 and "2" for
  1393. user defined index number 2.
  1394.  
  1395. The records will be sorted in alphabetic order
  1396. according to the sort selection.
  1397.  
  1398. In order to print the report press ESC. You will then
  1399. be prompted for confirmation to print the report.
  1400.  
  1401. @@          
  1402.    "l"       Last name
  1403.    "z"       Zip code
  1404.    "i"       City
  1405.    "s"       State
  1406.    "c"       Company name
  1407.    "1" - "6" user defined fields
  1408.    "n"       do not select a field
  1409.  
  1410. The  "From  name"  and  "Thru" fields will specify the
  1411. range of selection.
  1412.  
  1413. Examples:
  1414.  
  1415. If you want to select a single record, "SmithJoe",
  1416. enter "l" for last name selection at the "Name
  1417. selected" prompt. Then at the "From name" and "Thru"
  1418. prompts enter "SmithJoe" and "SmithJoe". Contact Plus
  1419. is NOT case sensitive, so "smithjoe" will do as well.
  1420.  
  1421. To select all contacts with last name starting with
  1422. "r", enter "r" at "From name" and "r" at the "Thru"
  1423. prompts.
  1424.  
  1425. To select all contacts within certain zip code areas,
  1426. enter "z" for zip code and enter "87" thru "88" at the
  1427. range fields.
  1428.  
  1429. To select all contacts in a certain city, say Los
  1430. Angeles, enter "Los Angeles" in both FROM and THRU
  1431. fields.
  1432.  
  1433. @@       
  1434. Enter the starting name of the field you want to
  1435. select. For example, if we want to print out a list of
  1436. contacts with last names from "a" to "g" enter "a" in
  1437. the From name field, and enter "g" in the Thru name
  1438. field.
  1439.  
  1440. If the zip code field was selected, enter the first
  1441. few digits of the starting zip code.
  1442.  
  1443. @@       
  1444. Enter the ending name in alphabetic order for this
  1445. field.
  1446.  
  1447. @@           
  1448. Enter "1", "2", or "3" for the user defined dates
  1449. respectively. Enter "n" for no selections and ALL
  1450. contacts will be printed. Contact Plus will print
  1451. those contacts whose dates fall within a certain
  1452. range.
  1453.  
  1454. For example, if one of the date fields is specified as
  1455. a NEXT CONTACT date, we might wish to select those
  1456. individuals we need to contact tomorrow, or next week
  1457. or next Friday or next month.
  1458.  
  1459. @@      
  1460. Enter the starting date for selection. Press ENTER
  1461. after selecting the starting date using the UP, DOWN,
  1462. LEFT and RIGHT arrow keys.
  1463.  
  1464. @@        
  1465. Enter a new date for the system. Since Contact Plus
  1466. makes extensive use of the date and time, it is
  1467. important that the system date and time be correctly
  1468. set.
  1469.  
  1470. Use the UP, DOWN, RIGHT and LEFT arrow keys to move
  1471. from date to date. Press ENTER once you have selected
  1472. the desired date. Press ESC to enter the date
  1473. manually.
  1474.  
  1475. Both the date and time are read from the computer when
  1476. first starting up.
  1477.  
  1478. The quotes in the examples that follow are not to be
  1479. entered into Contact Plus, they are there to highlight
  1480. the proper response when entering dates into Contact
  1481. Plus manually.
  1482.  
  1483. Examples:
  1484.  
  1485.    To select a date of Nov 23, 1989
  1486.    Simply enter: "23Nov89", or "112389".
  1487.    If the current year is 1989, simply enter
  1488.    the month and day.  If the current month
  1489.    is November as well, only enter "23".
  1490.  
  1491. Shortcut examples (using date arithmetic):
  1492.  
  1493.    Today: "."
  1494.    To change the date to tomorrow: "+1"
  1495.    Last week: "-1w"
  1496.    1st of this month: "1"
  1497.    Last day of last month: "1-1"
  1498.    Next Friday: "+fri"
  1499.    2 weeks from next Tuesday: "+tue+2w"
  1500.  
  1501. @@      
  1502. Enter the ending date for selection. Press the ENTER
  1503. key after choosing the selected date using the arrow
  1504. keys.
  1505.  
  1506. @@      
  1507. Enter "y" if you have finished choosing the sort and
  1508. selection criteria. The reports will now be sent to
  1509. the screen or printer.
  1510.  
  1511. Enter "n" or ESC to go back to the previous menu.
  1512.  
  1513. Press ENTER or "y" to print.
  1514.  
  1515. @@         
  1516. Set this field if you want to speed up the process of
  1517. adding new entries to Contact Plus. When you type in
  1518. "a" at the CONTACT menu header page, the CITY, STATE,
  1519. ZIP and COUNTRY field will automatically be set to the
  1520. default.
  1521.  
  1522. @@        
  1523. Enter "t" if your telephone is equipped with a tone
  1524. dial phone. Enter "p" if it is a pulse or rotary
  1525. phone.
  1526.  
  1527. @@          
  1528.     ENTER - change top entry
  1529.     'a'   - add a new letter
  1530.     'd'   - delete top entry
  1531.     'c'   - clear out all entries
  1532.  
  1533. The bottom letter will be discarded as new entries are
  1534. added.
  1535.  
  1536. @@       
  1537. Enter the date of the letter using the arrow keys.
  1538. Press ENTER to select a date.
  1539.  
  1540. @@       
  1541. Enter:
  1542.     s - SENT letters
  1543.     r - RECEIVED letters
  1544.  
  1545. @@       
  1546. Enter a short note describing this letter.
  1547.  
  1548. Examples:
  1549.     Thank you note
  1550.     Notice of deposition
  1551.     Bill payment
  1552.  
  1553. When the F6 key is used, this field will contain the
  1554. name of the template file - CONTACT.FRM.
  1555.  
  1556. @@       
  1557. Enter the name of the file where this letter is
  1558. stored. This field is set automatically when the F6
  1559. key is pressed.
  1560.  
  1561. @@           
  1562. Enter a name for the appropriate template file. The
  1563. names correspond to the TEMPLATE FILES in the CONTACT
  1564. MAIL/MERGE MENU.
  1565.  
  1566. If a template name is entered and you choose to print
  1567. the form or send it to a capture file, then this name
  1568. will be automatically recorded on the LETTER PAGE with
  1569. the form name in the MEMO field.
  1570.  
  1571. @@         
  1572. Enter the label for the user defined field. You may
  1573. customize this field in any way that suits your
  1574. particular application.
  1575.  
  1576. The first two user defined fields are character string
  1577. fields that can be sorted and searched on. User
  1578. defined fields 3 through 6 cannot be sorted.
  1579.  
  1580. For example, we can choose "REGION" as one of the
  1581. fields. Then we can sort and select the contacts by
  1582. the REGION field. Another example would be "SSNO" for
  1583. social security number. The contacts can then be
  1584. sorted and selected by social security number from any
  1585. one of the PAGES under the CONTACT MENU.
  1586.  
  1587. @@        
  1588. Enter your name or company name here. Your company
  1589. name will appear at the top of the page in all reports
  1590. and screens.
  1591.  
  1592. @@     
  1593. Enter the path name of the directory where the form
  1594. files are stored. The form files are used with the
  1595. word processor as specified in the WORD PROCESSOR
  1596. field.
  1597.  
  1598.     c:\contact\template\
  1599.  
  1600. Each form file in the form directory should end with
  1601. the extension - ".FRM"
  1602.  
  1603. The form file will look something like:
  1604.  
  1605.   +-------------------------------------+
  1606.   | *sa *fn *ln                         |
  1607.   | *a1                                 |
  1608.   | *ci, *st  *zi                       |
  1609.   |                                     |
  1610.   | Dear *fn,                           |
  1611.   |   blah blah                         |
  1612.   +-------------------------------------+
  1613.  
  1614. Pressing the F6 key will do the following:
  1615.  
  1616. 1) Contact Plus will read the form file and
  1617.    make the correct substitutions for the
  1618.    fields --
  1619.  
  1620.         *sa - salutation
  1621.         *fn - first name
  1622.         *ln - last name   etc.
  1623.  
  1624.    Refer to the documentation for a list
  1625.    of ALL fields available.
  1626.  
  1627. 2) The substitutions will be placed in a file
  1628.    with the name "smithsam.001" where the first
  1629.    part of the file name is the last and first
  1630.    name of the individual (up to 8 characters)
  1631.    and the extension is a 3 digit number bumped
  1632.    up everytime a new letter is sent. The next file
  1633.    would be "SMITHSAM.002."
  1634.  
  1635. 3) The word processing program as specified
  1636.    in the WORD PROCESSOR prompt will be started
  1637.    with the name of the file just created.
  1638.  
  1639.        ms \contact\letters\smithsam.001
  1640.  
  1641. The form files must be stored as ASCII files for most
  1642. word processors. WordPerfect is an exception; the form
  1643. files that you create with WordPerfect are compatible
  1644. with Contact Plus and need not be stored in TEXT
  1645. format.
  1646.  
  1647. @@      
  1648. Enter the full path name where the letters created
  1649. using the F6 key will be stored. For example, if you
  1650. wish to store letters in the subdirectory,
  1651. "c:\corresp\contact\letters" enter the full path name
  1652. here.
  1653.  
  1654. The form file will be searched for in the path you
  1655. specify. If the form file doesn't exist in the path,
  1656. the current directory will be searched. The form file
  1657. must end with ".FRM"
  1658.  
  1659. The word processor as specified in the WORD PROCESSOR
  1660. prompt will be called with the path name and created
  1661. file.
  1662.  
  1663. For example, when the F6 key is pressed:
  1664.  
  1665.   1) The form file "APOLOGY.FRM" is chosen.
  1666.  
  1667.   2) A new file - SMITH.001 is created in the
  1668.      directory "\corresp\contact\letters"using the
  1669.      fields in APOLOGY.FRM as a template.
  1670.  
  1671.   3) The word processor is called:
  1672.        ms c:\corresp\contact\letters\smith.001
  1673.  
  1674. @@    
  1675. Enter the full path name of the word processor, or
  1676. simply the name of the word processor if it is already
  1677. specified in the PATH.
  1678.  
  1679. To enter the MicroStar word processor, enter "ms"
  1680. here.
  1681.  
  1682. Do not enter any file name arguments here. Contact
  1683. Plus will automatically call up the word processor
  1684. with the appropriate file name as the first
  1685. commandline argument.
  1686.  
  1687. The word processor will be called up when the F6 key
  1688. is pressed.
  1689.  
  1690. You do not need to specify the ".EXE" or ".COM"
  1691. portion of the file name.
  1692.  
  1693. @@       
  1694. Enter a label for the date field. Typical choices
  1695. could be:
  1696.  
  1697.     first,last,next contact dates
  1698.     proposal date
  1699.     invoice date
  1700.     demo date
  1701.     birthdate
  1702.  
  1703. @@         
  1704. The following keys will scroll through the dates:
  1705.  
  1706.     Up Arrow    - Previous 6 months
  1707.     Down Arrow  - Next 6 months
  1708.     Left Arrow  - Previous month
  1709.     Right Arrow - Next month
  1710.     Home key    - This month
  1711.  
  1712. You are limited to scrolling through 20 years (10
  1713. years into the future and 10 years in the past). The
  1714. bell will beep when the limit is reached.
  1715.  
  1716. @@       
  1717. Use the UP, DOWN, RIGHT and LEFT arrow keys to select
  1718. a tickler date for this event. Once the date has been
  1719. selected, press the ENTER key.
  1720.  
  1721. Press the ESC key to enter a formatted date such as
  1722. "02 02 89" for February 2, 1989.
  1723.  
  1724. @@        
  1725. Press ENTER to update ticklers on this page or enter
  1726. "a" or "b" to update this page with follow up schedule
  1727. A or B from the FOLLOW UP MENU.
  1728.  
  1729. @@        
  1730. Enter an "anchor" date in which the follow-up dates
  1731. will be tied. For example, if the follow up schedule
  1732. specifies:
  1733.  
  1734.      postcard1 - +2w
  1735.      call2 - +4w
  1736.  
  1737. Then "postcard1" tickler would be set 2 weeks from the
  1738. anchor date and the "call2" tickler would be scheduled
  1739. for 4 weeks from the anchor date.
  1740.  
  1741. @@       
  1742. Enter a short memo (10 characters). This memo will
  1743. appear in the 1 month calendar page.
  1744.  
  1745. To delete a tickler, press the SPACE bar followed by
  1746. the ENTER key in this field.
  1747.  
  1748. The F10 key will activate the POPUP MENU.
  1749.  
  1750. @@      
  1751. Enter:
  1752.     y  - tickler is done!
  1753.  
  1754.     n  - tickler is not done yet
  1755.  
  1756.     a  - not applicable
  1757.  
  1758. By separating your tickler dates this way you can list
  1759. out all outstanding items needed to be accomplished,
  1760. thus keeping you on track.
  1761.  
  1762. @@        
  1763. Enter a short line giving more information than is
  1764. available in the ten character description. The ten
  1765. character description will appear in the 1 month
  1766. calendar.
  1767.  
  1768. The F10 key will activate the POPUP MENU.
  1769.  
  1770. @@       
  1771. Enter one of the following options:
  1772.  
  1773.     n - no answer
  1774.     b - busy
  1775.     i - incoming call
  1776.     l - message left
  1777.     o - call successful "ok"
  1778.  
  1779. The 'n', 'b' and 'l' keys will clear the elapsed time
  1780. field.
  1781.  
  1782. @@            
  1783. Enter "y" if you have an IBM/EPSON compatible printer.
  1784. If you do, when F2 is pressed, Contact Plus will save
  1785. the screens using the line drawing character set
  1786. instead of dashes "-", plus symbols "+" and pipe
  1787. symbols "|".
  1788.  
  1789. Your saved screens may look more attractive using this
  1790. option. If the line drawing characters appear as a
  1791. string of MMMMMMMMMMMM's, you will want to enter "n"
  1792. at this option.
  1793.  
  1794. To see if it works on your printer do the following:
  1795.  
  1796.     1) Set this option to "y"
  1797.     2) Discard previous saved screens
  1798.     3) Call up a calendar page
  1799.     4) Enter F2 to save the screen
  1800.     5) Print the saved screen
  1801.     6) Check the printed output
  1802.  
  1803. @@       
  1804. Enter the local area code. This area code will be
  1805. compared with the area code being dialed using the F3
  1806. or F4 key.
  1807.  
  1808. If the area code matches, then the call is treated as
  1809. a local call and the area code will NOT be dialed. If
  1810. the area code doesn't match, then the call is a long
  1811. distance call and the long distance prefix will be
  1812. dialed in addition to the full number including the
  1813. area code.
  1814.  
  1815. @@       
  1816. Enter the long distance dialing prefix. If a pause
  1817. needs to be inserted to the dialing sequence, insert
  1818. commas ",". Each comma inserted adds a two second
  1819. delay.
  1820.  
  1821. To delete the prefix, press the SPACE BAR then the
  1822. ENTER key.
  1823.  
  1824. @@       
  1825. Enter the local call dialing prefix (if any). Typical
  1826. local call prefixes would need to dial a 9 then a
  1827. pause to get out of the building or office.
  1828.  
  1829. Enter comma's to delay the modem. Each comma adds 2
  1830. seconds to the delay.
  1831. #p
  1832. Example:
  1833.  
  1834.     9,,,
  1835.  
  1836. Dial 9 then pause for 6 seconds.
  1837.  
  1838. To delete the prefix, press the  SPACE  BAR  then  the
  1839. ENTER key.
  1840.  
  1841. @@          
  1842. Enter "y" to clear out each entry on this page.
  1843.  
  1844. Press ESC or "n" to abort the clear.
  1845.  
  1846. @@     
  1847. Enter the name of the program you wish to run when the
  1848. F5 key (DOS) is pressed. If the program is in your
  1849. search path, it will be run just as if you typed in
  1850. the command at the DOS prompt. You must first press
  1851. ESC then save the change before the new command will
  1852. take effect.
  1853.  
  1854. If the program is NOT in your search path, enter the
  1855. full path name of the command here.
  1856.  
  1857. Leave the field blank to simply run DOS. TO blank out
  1858. the field, press the SPACE bar then the ENTER key.
  1859.  
  1860. When the program finishes, you must press a key to
  1861. return to Contact Plus.
  1862.  
  1863. @@         
  1864. Enter one of the following letters:
  1865.  
  1866.    "o" - call was made ok
  1867.    "n" - no answer
  1868.    "b" - busy signal
  1869.    "l" - left a message
  1870.    "d" - didn't call at all
  1871.    "i" - incoming calls
  1872.    "s" - no selection made
  1873.  
  1874. Those calls that fall within the date range specified
  1875. in the "FROM" and "THRU" fields that match the
  1876. criteria chosen will be printed.
  1877.  
  1878. For example: to search for all calls with busy signals
  1879. for today enter "b" at the prompt and enter "." in
  1880. both FROM and THRU fields.
  1881.  
  1882. To search for all contacts NOT phoned, enter "d" and
  1883. fill in the appropriate FROM and THRU date fields.
  1884.  
  1885. Enter ESC to print the report.
  1886.  
  1887. @@         
  1888. Enter one of the following:
  1889.  
  1890.     'd' - ticklers marked DONE
  1891.     'n' - ticklers marked NOT DONE
  1892.     'o' - ticklers marked N/A
  1893.     'a' - ALL ticklers
  1894.     's' - don't select by tickler date
  1895.  
  1896. Those tickler dates as displayed in the TICKLER PAGE
  1897. will be printed according to the selection you made.
  1898.  
  1899. This report is handy to ask questions like:
  1900.  
  1901.     "What do I need to get done this month?"
  1902.     "What was accomplished last month?"
  1903.  
  1904. @@         
  1905. Enter "y" to select contacts with a note falling
  1906. within the dates you specify.
  1907.  
  1908. @@         
  1909. Enter:
  1910.     's' - letters SENT
  1911.     'r' - letters RECEIVED
  1912.     'a' - ALL letters sent or received
  1913.     'n' - do NOT select letters
  1914.  
  1915. Those contacts with letters sent and/or received
  1916. within the dates specified will be printed.
  1917.  
  1918. @@      
  1919. Record a short note to be stored in the PHONE LOG
  1920. PAGE. Once finished with the message press the ESC or
  1921. ENTER key.
  1922.  
  1923. The elapsed time clock will be continually updated
  1924. while you enter keystrokes.
  1925.  
  1926. If you call up the HELP screen or press the NOTES key
  1927. or escape to DOS, you will then need to press another
  1928. key within the window to update the elapsed timer.
  1929.  
  1930. @@      
  1931. First pick up the phone receiver then press any key
  1932. (the space bar is easiest) to disconnect the modem
  1933. from the phone line.
  1934.  
  1935. If the party answers or if you get a busy signal or no
  1936. answer, the next prompt will give you the choice of
  1937. entering the outcome of the call.
  1938.  
  1939. @@    
  1940. Enter:
  1941.  
  1942.   b - a busy signal
  1943.   n - no answer
  1944.   o - the party answered
  1945.   l - you left a message
  1946.   ESC - to abort the call
  1947.  
  1948. Any option other than the ESC key will add a new entry
  1949. to the PHONE LOG PAGE.
  1950.  
  1951. @@          
  1952. The pause character - "*pa" has been encountered
  1953. within the document. Contact Plus has paused to allow
  1954. you to change the form.
  1955.  
  1956. Change the form then press any key to continue.
  1957.  
  1958. @@        
  1959. Enter the string (words) to search. Contact Plus will
  1960. search the corresponding notes, memo, tickler and
  1961. phone fields for any field that closely matches the
  1962. search string specified. Exact matches are not
  1963. necessary.
  1964.  
  1965. The string is referred to as a soundex string since
  1966. matches will usually be found even if the search
  1967. string is misspelled.
  1968.  
  1969. For example:  ROAD will match
  1970.  
  1971.    "ROOT", "ROUTE" as well as "ROAD"
  1972.  
  1973. If the string matches any one of the fields in any of
  1974. the contact records as specified in the prompts below,
  1975. the contact and the line that matched will be printed
  1976. out.
  1977.  
  1978. A  non-blank search string must be specified and at
  1979. least one of the search fields must be "yes".
  1980.  
  1981. @@         
  1982.   y - search the MEMO field on
  1983.       the HEADER PAGE
  1984.  
  1985.   n - do not search the MEMO field
  1986.  
  1987. @@         
  1988.   y - search all tickler notes in
  1989.       the TICKLER PAGE
  1990.  
  1991.   n - do not search the TICKLER PAGE
  1992.  
  1993. @@          
  1994.   y - search all messages in the PHONE
  1995.       LOG PAGE
  1996.  
  1997.   n - do not search all messages in the
  1998.       PHONE LOG PAGE
  1999.  
  2000. @@     
  2001.   y - as each record is printed to the
  2002.       capture file or the printer a log
  2003.       will be stored in the top entry
  2004.       of the LETTERS PAGE
  2005.  
  2006.   n - log will not be recorded
  2007.  
  2008. @@     
  2009. Each prompt ending with "..." means that the F10 key
  2010. is available for use in that field.
  2011.  
  2012. Enter ESC to discard the popup.
  2013.  
  2014. Enter an option letter or use the UP and DOWN arrow
  2015. keys to position to the option desired then press
  2016. ENTER to select that option.
  2017.  
  2018. Press the LEFT or RIGHT arrow key to ignore the popup
  2019. and move on to the next field on the page.
  2020.  
  2021. To modify an option on the POPUP MENU, position the
  2022. highlight bar over the field to modify then press the
  2023. F10 key. Make your change then press ENTER for the
  2024. change to take effect. The changes to the popups will
  2025. automatically be saved in the parameter file
  2026. "contact.hdr" when you exit Contact Plus.
  2027.  
  2028. @@    
  2029. Enter a 10 character tickler field that will appear in
  2030. the TICKLER PAGE for the selected contact.
  2031.  
  2032. The followup tickler is useful for automatically
  2033. sending followup letters or making followup calls on a
  2034. schedule.
  2035.  
  2036. Examples:
  2037.    callback   1stletter    birthday
  2038.    meeting    2ndletter
  2039.    thanks1
  2040.  
  2041. @@    
  2042. Enter a date offset at the prompt. For example, if the
  2043. first followup activity is a brochure to be sent 4
  2044. weeks after the initial contact this would be
  2045. specified using date arithmetic as "+4w".
  2046.  
  2047. A  series of scheduled followup dates can be specified
  2048. as follows:
  2049.  
  2050.   brochure   +2w  - send brochure in 2 weeks
  2051.   call1      +6w  - followup with call 6 weeks
  2052.   letterf    +10w - send a letter in 10 weeks
  2053.   giveup     +16w - final letter at 16 weeks
  2054.  
  2055. @@        
  2056. Press one of the following keys:
  2057.  
  2058.    a     - add a new note
  2059.    d     - delete a note
  2060.    ENTER - update a note
  2061.    UP    - previous note
  2062.    DOWN  - next note
  2063.  
  2064. Each note is time stamped and belongs to the contact
  2065. currently displayed. Once the contact is deleted, all
  2066. associated notes will be deleted also.
  2067.  
  2068. While editing each note the following keys can be
  2069. used:
  2070.  
  2071.  ARROW KEYS: position cursor
  2072.  CTRL-END:   delete to end of line
  2073.  ESC,TAB:    quit edit
  2074.  BACKSPACE:  delete previous char
  2075.  DELETE:     delete current char
  2076.  
  2077. If the line is full, text will wrap around until the
  2078. notes box is full.
  2079.  
  2080. @@      
  2081. Enter "Y" and the batch file "CBACKUP.BAT" will be
  2082. run. First CBACKUP squeezes the database into one
  2083. compressed file ending with ".ARC". Then the file is
  2084. copied to drive A.
  2085.  
  2086. You will be prompted to enter a blank formatted disk
  2087. in drive A. The CBACKUP batch file will then copy the
  2088. current archived database (CONTACT.ARC) to the floppy
  2089. disk.
  2090.  
  2091. If CBACKUP.BAT is not accessible in the current
  2092. directory, the archive database will not be backed up.
  2093.  
  2094. You may modify CBACKUP.BAT using the MicroStar word
  2095. processor to backup to different drives or to use a
  2096. program other than DOS COPY.
  2097.  
  2098. @@         
  2099. Enter "y" and Contact Plus will search all ticklers in
  2100. the database that are marked as "NOT DONE". These
  2101. ticklers will then be moved to a new date that you may
  2102. specify.
  2103.  
  2104. @@        
  2105. Use the UP, DOWN, LEFT and RIGHT arrow keys to select
  2106. a date. Those ticklers that are marked "NOT DONE"
  2107. today will be moved to the date you select.
  2108.  
  2109. @@  
  2110. Enter 'Y' to save this note. Otherwise, press ESC or
  2111. 'N' to discard.
  2112.  
  2113. @@     
  2114. Enter the name of the holiday or special date here. To
  2115. delete a holiday, place the highlight bar over the
  2116. holiday name then press SPACE followed by the ENTER
  2117. key.
  2118.  
  2119. @@     
  2120. Use the arrow keys to enter the starting and ending
  2121. date of the holiday or special date.
  2122.  
  2123. Press ENTER when the date is selected.
  2124.  
  2125. @@
  2126.